Strategische (her)inrichting Organisatie

Consultancy
Consultancy
Prijs op aanvraag
In overleg

Is de organisatie klaar voor de toekomst?

Binnen veel organisaties is de behoefte ontstaan voor het opzetten van een strategische (her)inrichting van de organisatie en een goed functionerende organisatie-cockpit (meetbaarheid van processen).  Een organisatie zal ingericht moeten worden van 'persoonsafhankelijk' naar 'procesafhankelijk'. Hierdoor zal de leverbetrouwbaarheid toenemen en de foutkans afnemen.

In de organisatiecockpit zijn alle stuurmechanismen (Key Performance Indicators, KPI's, en Performance Indicators, PI's) opgenomen. De organisatiecockpit geeft het management inzage in hoe de organisatie ervoor staat. Naast het management krijgen ook de medewerkers de mogelijkheid om inzage te krijgen in de prestaties van hun eigen processen en zodoende te komen tot optimalisatie van processen. Vanuit de visie, missie en strategie zullen de afgeleide doelen bepaald worden.

Deze afgeleide doelen worden omgezet naar een strategie voor iedere afdeling met de daarbij behorende KPI's. De KPI's worden vervolgens gevoed vanuit de PI's. De PI's worden in de processen gemeten.

De hoofdprocessen worden op basis van IDEF (Identification Format) uitgewerkt. Alle werkprocessen worden in stroomschema's uitgewerkt. De werkinstructies ondersteunen vervolgens de werkprocessen. Aan ieder proces worden ook de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties gekoppeld. Hierdoor ontstaat een transparante organisatie voor de medewerkers.

We hebben voor dit gehele traject een fasen-plan ontwikkeld. We starten dit traject altijd na een intakegesprek met de opdrachtgever.

      1. Fase 1: Visie, missie, kernwaarden en afgeleide doelen per afdeling

Beschrijving

In deze fase gaat het managementteam aan de slag met het formuleren van een visie en een missie. Daarnaast worden de afgeleide doelen per afdeling vastgesteld. We hanteren hiervoor de brownpaper-sessie.

De afgeleide doelen per afdeling mogen niet met elkaar conflicteren. Door de juiste begeleiding vanuit onze organisatie borgen we de juistheid van de gekozen afgeleide doelen. De kernwaarden dienen voor de uitstraling buiten de organisatie (klanten en stakeholders) en voor het interne gedrag van de medewerkers. De kernwaarden dienen terug te komen in de processen.

Werkvorm 

Voor het formuleren van een juiste visie, missie en het vaststellen van de kernwaarden en de afgeleide doelen per afdeling, passen we de werkvorm 'workshop' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de workshop. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Opstellen visie en missie 2 dagdelen (8 uren)
  • Vaststellen kernwaarden 1 dagdeel (4 uren)
  • Afgeleide doelen bepalen 2 dagdelen (8 uren)

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

      2. Fase 2: Opstellen strategisch plan per afdeling binnen de organisatie

Beschrijving

Op basis van de afgeleide doelen dient het managementteam voor hun eigen afdeling een strategisch meerjarenplan te schrijven, waarbij geborgd gaat worden dat de afgeleide doelen behaald gaan worden. Deze strategie is van belang om de stuurmiddelen te kunnen bepalen. Deze stuurmiddelen zijn de input om te komen tot een organisatiecockpit.

Onze consultant gaat het proces van de totstandkoming van de strategieën per afdeling begeleiden. Het managementteam kan dit strategische meerjarenplan met hun eigen afdeling uitwerken. Hierin komen ook de marktontwikkelingen, productontwikkelingen en interne uitdagingen aan bod. Ook de theorie van Treacy en Wiersema (waardestrategieën) dienen terug te komen in het plan. Het plan dient daarna ook als 'spoorboekje' voor de afdeling.

Werkvorm 

Voor het opstellen van een strategisch plan per afdeling, passen we de werkvorm 'workshop' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de workshop. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Opstellen strategisch plan 2 dagdelen (8 uren)

(per afdeling)   

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

      3. Fase 3: Inrichten van de organisatiecockpit

Beschrijving

Tijdens deze fase gaat onze consultant samen met de opdrachtgever de benodigde KPI's en PI's vastleggen. De verbinding tussen de KPI's en PI's is van groot belang. De PI's moeten uiteindelijk in de processen te meten zijn. De organisatiecockpit zal op de principes van de Balanced Scorecard gebaseerd zijn, dus vanuit de vier perspectieven: klant, financieel, proces en lerend vermogen. We werken de cockpit uit op managementteamniveau.

Er kan ook gekozen worden voor een bredere aanpak vanuit het INK-model (Instituut Nederlandse Kwaliteit).

Werkvorm 

Voor het inrichten van de organisatiecockpit, passen we de werkvorm 'workshop' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de workshop. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Inrichten organisatiecockpit 2 dagdelen (8 uren)
  • Check cockpit op volledigheid 1 dagdeel (4 uren)

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

      4. Fase 4: Beschrijven van alle hoofdprocessen

Beschrijving

Onze consultant gaat de organisatie ondersteunen bij het beschrijven van de hoofdprocessen. Door middel van gesprekken met de managers gaat de consultant gezamenlijk met interne betrokkenen de hoofdprocessen beschrijven volgens IDEF. Het uitgangspunt is dat de hoofdprocessen transparant zijn voor alle medewerkers en geen harnas zijn binnen de organisatie. De benodigde tijd voor onze consultant per proces is afhankelijk van de input van de manager. Ieder hoofdproces wordt gecontroleerd in de praktijk.

Onze consultant start altijd eerst met het hoofdproces op het hoogte niveau binnen de organisatie. Dit vindt plaats samen met het managementteam.

Werkvorm 

Voor het formuleren van het hoofdproces op het hoogte niveau binnen de organisatie, passen we de werkvorm 'workshop' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de workshop. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Hoofdproces op het hoogte niveau 2 dagdelen (8 uren)
  • Overige hoofdprocessen op basis van regie

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

      5.Fase 5: Beschrijven van alle werkprocessen

Beschrijving

In deze fase worden alle werkprocessen vastgelegd in stroomdiagrammen. Op basis van aangedragen instrumenten gaat onze consultant het beschrijven van de werkprocessen ondersteunen. Door middel van gesprekken met de medewerkers van de organisatie zal onze consultant de processen per afdeling gezamenlijk gaan beschrijven in stroomdiagrammen.

Indien er een medewerker met voldoende kennis aanwezig is binnen de organisatie, dan kan deze medewerker ook een deel van het beschrijven van de processen uitvoeren.

Onze consultant voert een check uit op alle processen, zodat de consistentie grotendeels geborgd zal zijn. Ieder werkproces wordt gecontroleerd in de praktijk.

Werkvorm 

Voor het vastleggen van alle werkprocessen binnen de organisatie, passen we de werkvorm 'adviesgesprek' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de adviesgesprekken. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Werkprocessen op basis van regie

Gezien het feit dat er een dusdanige variatie zit in werkprocessen, is het onmogelijk om een indicatie te geven van de tijdsbesteding vooraf. Nadat alles hoofdprocessen vastgelegd zijn, kan en een concretere tijdsbesteding gegeven worden.

      6. Fase 6: Beschrijven van alle werkinstructies

Beschrijving

De werkprocessen dienen ondersteunt te worden met werkinstructies. Onze consultant gaat tijdens deze projectfase instrumenten aandragen voor het ondersteunen van de organisatie om hun werkinstructies goed te beschrijven. Op basis van de input van de werkprocessen zal onze consultant de werkinstructies per afdeling beschrijven in een aangedragen format. Iedere werkinstructie wordt gecontroleerd in de praktijk.

Indien er een medewerker met voldoende kennis aanwezig is binnen de organisatie, dan kan deze medewerker ook een deel van het beschrijven van de werkinstructies uitvoeren.

Onze consultant voert een check uit op alle werkinstructies, zodat de consistentie grotendeels geborgd zal zijn. Ieder werkinstructie wordt gecontroleerd in de praktijk.

Werkvorm 

Voor het vastleggen van alle werkprocessen binnen de organisatie, passen we de werkvorm 'adviesgesprek' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de adviesgesprekken. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Werkinstructies op basis van regie

Gezien het feit dat er een dusdanige variatie zit in werkinstructies, is het niet mogelijk om een indicatie te geven van de tijdsbesteding vooraf. Nadat alles werkprocessen vastgelegd zijn, kan en een concretere tijdsbesteding gegeven worden.

      7. Fase 7: Bepalen van de tbv's en competenties per proces

Beschrijving

Na het beschrijven van de werkprocessen worden de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties beschreven per werkproces. Hiervoor zal de opdrachtgever (o.a. de afdeling HRM) de input gaan leveren.

Optioneel:

Onze consultant kan medewerkers toetsen op de aangegeven taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties op basis van een eigen ontwikkeld competentiecheck-model. Hiermee wordt in kaart gebracht of de juiste persoon de juiste functie heeft. Dit kan in overleg door onze consultant uitgevoerd worden.

Werkvorm 

Voor het bepalen van de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties per proces, passen we de werkvorm 'adviesgesprek' toe  Door onze gestructureerde aanpak kunnen we in beperkte tijd samen met de opdrachtgever komen tot het gewenste resultaat.

Tijdsbesteding

De hierna beschreven tijdsbesteding bestaat uit de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van het resultaat van de adviesgesprekken. We leveren dan een concreet product op welke voor de opdrachtgever direct toegepast kan worden.

  • Tbv's en competenties op basis van regie

Gezien het feit dat er een dusdanige variatie zit in taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties, is het niet mogelijk om een indicatie te geven van de tijdsbesteding vooraf. Nadat alles werkinstructies vastgelegd zijn, kan er een concretere tijdsbesteding gegeven worden.

Gezien het bij consultancy om maatwerk gaat, is prijs op aanvraag mogelijk d.m.v. het aanvragen van een offerte.

Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
Vul uw vraag in aub.
Kies de aanhef aub.
Vul uw naam in aub.
Vul uw achternaam in aub.
Vul uw email adres in aub.
Vul uw naam in aub.
Bedrijfsgegevens
Ongeldige invoer
Vul uw naam in aub.
Ongeldige invoer
Ongeldige invoer
(*)verplichte velden

Contact

Telefonisch bereikbaar van maandag t/m donderdag van 08.00 tot 18.00. Vrijdag van 08.00 tot 17.00.

088 – 4 202 202

U kunt ons ook een e-mail sturen of meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Algemene informatie