Professioneel inrichten van teams

Team Efficiency Programma 

Situatieanalyse

Het begint altijd met een grondige analyse van de situatie. Vaak blijkt dat er binnen organisaties behoefte is aan het versterken van teamgevoel, waarbij medewerkers beter communiceren, elkaar begrijpen en effectiever samenwerken.

Interventie – methodiek

Dit programma richt zich op het aanleren van technieken die de samenwerking en informatieoverdracht optimaliseren, zoals het efficiënt afstemmen van taken. Ook wordt er aandacht besteed aan onderlinge relaties en de interactie met leidinggevenden. De basisaspecten van effectief samenwerken en communicatie komen uitgebreid aan bod, inclusief praktische vaardigheden die direct toepasbaar zijn in de werkomgeving. Het programma is praktijkgericht, waarbij deelnemers actief betrokken worden en stapsgewijs werken naar vooraf vastgestelde doelen.

Randvoorwaarden

Om de effectiviteit te waarborgen, bestaat elke groep uit maximaal 12 deelnemers. Voor een optimale afstemming op de behoeften van deelnemers en hun leidinggevenden voert de coach intakegesprekken. Het programma wordt afgestemd op de doelen van de opdrachtgever en de behoeften van de deelnemers.

Doelgroep

Deelnemers aan dit programma kunnen verschillende functies binnen de organisatie vervullen, waarbij elke groep uit maximaal 12 deelnemers bestaat.

Leidinggevende

Leidinggevenden spelen een cruciale rol door actief deel te nemen aan de intakefase, teambuildingactiviteiten en evaluatiebijeenkomsten. Ze stimuleren medewerkers om het geleerde toe te passen en dienen zelf als voorbeeld in de praktijk.

Leerdoelen

Het programma richt zich op meetbare leerdoelen voor zowel de organisatie als de individuele deelnemers. Deze doelen zijn gericht op het verbeteren van observeerbaar werkgedrag, gebaseerd op de gewenste veranderingen binnen de organisatie.

Op basis van de beschreven uitgangssituatie van de organisatie kunnen meestal de volgende leerdoelen van de deelnemers geformuleerd worden:

• Inzicht in veranderen
• Kennis van en ervaren van teamgericht werken
• Kennis van de organisatiecultuur
• Inzicht hebben in en ervaren van vertrouwen binnen een team
• Inzicht in effectief communiceren
• Kennis verkrijgen en ervaren van omgaan met moeilijke situaties
• Kennis van werkprocessen
• Kennis van en ervaren van groepsgedrag
• Inzicht hebben in omgaan met emoties

 
Aanvullend voor de leidinggevende:

• Kennis van motivatie en stimulatie binnen een team
• Kennis van veranderkundige aspecten

Aanvullend voor de organisatie:

• Verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit binnen de teams.
  
  

In de intakefase worden op basis van de intakeformulieren en de intakegesprekken de leerdoelen per team aangescherpt. Om het effect van het programma op zowel korte als lange termijn te kunnen meten, worden leerdoelen vertaald naar observeerbaar gedrag.

Bijvoorbeeld:

Leerdoel: herkennen en analyseren van problemen

Observeerbaar gedrag: het komen met een verbetervoorstel

Bij elk geformuleerd leerdoel kan, op basis van het observeerbaar gedrag bepaald worden hoe de evaluatie plaats vindt.

2. De vijf fasen van het programma

Gebaseerd op onze visie voor het professioneel inrichten van teams hanteren we de volgende aanpak:

• Fase 1: Intake;
• Fase 2: Teaminrichtingsdoelen bepalen;
• Fase 3: Voorbereiden van inrichten van een team;
• Fase 4: Uitvoeren teaminrichting;
• Fase 5: Terugkombijeenkomst (evaluatie).

Fase 1:  Intake

Voor een gedetailleerde beeldvorming is nodig:

Documentenstudie: bestudering van plannen en procedures (toekomstplan)

Gesprekken met de deelnemers en verantwoordelijk management voor een verfijning van het traject en het bepalen van het huidige vaardigheidsniveau en het gewenste niveau. De gesprekken vinden met de coach plaats. We hebben voor deze fase eigen structuren ontworpen.

Fase 2:  Teaminrichtingsdoelen bepalen

In gesprekken met het verantwoordelijke management bepalen wij:

De teaminrichtingsdoelen: zowel de hoofddoelstellingen als ook de gedetailleerde subdoelstellingen. Deze doelen worden tijdens de evaluatie teruggehaald en besproken.

Fase 3:  Voorbereiding van het inrichten van een team

Hierna kan het programma beter afgestemd worden op de organisatie:

• gebaseerd op het gewenste eindniveau en de aangetroffen beginsituatie;
• rekening houdend met de wijze van (tussentijdse) evaluatie;
• aangepast aan de situatie van de organisatie nu en in de nabije toekomst.

Fase 4:  Uitvoeren teaminrichting

Stap1: Unfreeze

In deze fase wordt de verandering overwogen, vastgesteld en gepland. Uit een oogpunt van beheersing van het veranderingsproces is dit een zeer belangrijke fase. In dit stadium wordt de kern voor slagen of mislukken gelegd. Bij het betrokken bedrijfsonderdeel kunnen onbegrip, onzekerheid en misverstanden gaan ontstaan.

Tijdens deze stap wordt aandacht besteed aan wat er precies veranderd dient te worden. Hierbij staan de deelnemers zelf ook centraal.

Stap 2: Move

In deze fase draait alles om het ontdekken en aanleren van nieuwe rollen. De geplande veranderingen worden doorgevoerd. De betrokken mensen zullen hun nieuwe rol moeten aanleren.

Tijdens deze stap gaan we verder met het inzetten van de veranderingen die we tijdens de eerste stap bepaald hebben. Hierbij staan de deelnemers en het groepsproces centraal.

Stap 3: Refreeze

Deze fase begint wanneer de mensen zich hebben aangepast aan de nieuwe situatie. De organisatie zal weer in een situatie van stabiliteit komen te verkeren.

Tijdens deze stap zetten we de puntjes op de i en gaan we de veranderingen verder funderen. Ook eventuele aanpassingen worden tijdens deze stap doorgenomen.

Fase 5:  Terugkombijeenkomst (evaluatie)

Bij het vaststellen van de leerdoelen werd ook de manier van evalueren bepaald:

• Wat dient de situatie te zijn na 3 maanden, na 6 maanden, na 12 maanden?
• In het natraject ondersteunen wij de vertaalslag naar de praktijk door middel van follow-up sessie / intervisie sessie / bijeenkomsten met collega’s. Overigens wordt tijdens het programma ook regelmatig een korte evaluatie gehouden over hetgeen in de bijeenkomst behandeld is.

Didactische werkvormen

Om tijdens en na de opleiding de juiste resultaten te krijgen, passen wij een aantal didactische werkvormen toe:

• De coaches betrekken de deelnemers actief bij het programma. De eigen werkomgeving van de deelnemers staat centraal.
• Tijdens het programma worden veel groepsopdrachten uitgevoerd waarbij de onderlinge communicatie een centrale rol speelt onder begeleiding van de coaches.