Strategisch (her)inrichten organisatie

Veel organisaties streven naar een strategische herinrichting en een effectieve organisatiecockpit om processen meetbaar te maken. Van ‘persoonsafhankelijk’ naar ‘procesafhankelijk’ betekent een verbeterde betrouwbaarheid van leveringen en vermindering van fouten.

De organisatiecockpit omvat alle stuurinstrumenten zoals Key Performance Indicators (KPI’s) en Performance Indicators (PI’s). Hiermee krijgt het management inzicht in de prestaties van de organisatie. Ook medewerkers kunnen hun procesprestaties volgen voor optimalisatie. Doelen afgeleid van visie, missie en strategie vormen de basis.

Elke afdeling krijgt strategische doelen met bijbehorende KPI’s, gevoed door PI’s gemeten in de processen. Hoofdprocessen worden uitgewerkt volgens IDEF, met werkprocessen in stroomschema’s en ondersteunende werkinstructies. Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties worden aan elk proces gekoppeld voor transparantie.

Een gefaseerd plan wordt gevolgd, na een intakegesprek met de opdrachtgever, voor een gestructureerde uitvoering van het traject.

Fase 1: Visie, missie, kernwaarden en afgeleide doelen per afdeling

Beschrijving

In deze fase richt het managementteam zich op het ontwikkelen van een visie en missie, en het vaststellen van afgeleide doelen per afdeling. De brownpaper-sessie wordt gebruikt als werkvorm.

Het is cruciaal dat de afgeleide doelen per afdeling elkaar niet tegenspreken. Onze begeleiding waarborgt de consistentie van deze doelen. Kernwaarden zijn essentieel voor zowel externe uitstraling naar klanten en stakeholders als voor het interne gedrag van medewerkers, en dienen geïntegreerd te worden in de processen.

Werkvorm

Voor het formuleren van visie, missie, kernwaarden en afgeleide doelen per afdeling, maken we gebruik van de workshop als gestructureerde werkvorm. Dankzij onze aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever in korte tijd tot het gewenste resultaat komen.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de workshopresultaten. We leveren een concreet product dat direct toepasbaar is voor de opdrachtgever.

• Opstellen visie en missie 2 dagdelen (8 uren)
• Vaststellen kernwaarden 1 dagdeel (4 uren)
• Afgeleide doelen bepalen 2 dagdelen (8 uren)

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

Fase 2: Opstellen strategisch plan per afdeling binnen de organisatie

Beschrijving

Op basis van de afgeleide doelen is het voor het managementteam essentieel om een strategisch meerjarenplan voor hun afdeling te ontwikkelen. Dit plan zal ervoor zorgen dat de vastgestelde doelen behaald worden en zal dienen als basis voor de stuurmechanismen in de organisatiecockpit.

Onze consultant begeleidt het proces van strategieontwikkeling per afdeling. Het managementteam krijgt de mogelijkheid om samen met hun afdeling dit strategische meerjarenplan uit te werken. Hierbij worden zowel externe factoren zoals marktontwikkelingen en productinnovaties als interne uitdagingen meegenomen. Ook de waardestrategieën van Treacy en Wiersema worden geïntegreerd in het plan, dat tevens fungeert als leidraad voor de afdeling.

Werkvorm

Voor het opstellen van dit strategisch plan per afdeling gebruiken we de workshop als effectieve werkvorm. Dankzij onze gestructureerde aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever in korte tijd tot het gewenste resultaat komen.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de workshopresultaten. We leveren een concreet product dat direct toepasbaar is voor de opdrachtgever.

• Opstellen strategisch plan 2 dagdelen (8 uren per afdeling)

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

Fase 3: Inrichten van de organisatiecockpit

Beschrijving

Tijdens deze fase werkt onze consultant samen met de opdrachtgever aan het vaststellen van de benodigde KPI’s (Key Performance Indicators) en PI’s (Performance Indicators). De verbinding tussen deze indicatoren is cruciaal, waarbij de PI’s meetbaar moeten zijn binnen de operationele processen. De organisatiecockpit wordt ontwikkeld volgens de principes van de Balanced Scorecard, met focus op vier perspectieven: klant, financieel, proces en lerend vermogen. Deze cockpit zal op managementteamniveau worden uitgewerkt.

Optioneel kan ook het INK-model (Instituut Nederlandse Kwaliteit) worden ingezet voor een bredere aanpak.

Werkvorm

Voor het opzetten van de organisatiecockpit gebruiken we de workshop als effectieve werkvorm. Dankzij onze gestructureerde aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever in korte tijd het gewenste resultaat bereiken.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de workshopresultaten. We leveren een concreet product dat direct toepasbaar is voor de opdrachtgever.

• Inrichten organisatiecockpit 2 dagdelen (8 uren)
• Check cockpit op volledigheid 1 dagdeel (4 uren)

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

Fase 4: Beschrijven van alle hoofdprocessen

Beschrijving

Onze consultant zal de organisatie ondersteunen bij het beschrijven van de hoofdprocessen. In samenwerking met managers en andere interne betrokkenen zal de consultant via gesprekken de hoofdprocessen volgens IDEF-methodiek vastleggen. Het doel is om deze processen transparant te maken voor alle medewerkers en ze niet als een belemmering binnen de organisatie te laten functioneren. De benodigde tijd per proces hangt af van de input van de manager, en elk hoofdproces wordt praktisch getoetst.

De consultant begint altijd met het hoogste niveau van het hoofdproces samen met het managementteam.

Werkvorm

Voor het vastleggen van het hoofdproces op het hoogste niveau binnen de organisatie gebruiken we de workshop als werkvorm. Dankzij onze gestructureerde aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever snel het gewenste resultaat bereiken.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de workshopresultaten. We leveren een concreet product dat direct door de opdrachtgever kan worden toegepast.

• Hoofdproces op het hoogte niveau 2 dagdelen (8 uren)
• Overige hoofdprocessen op basis van regie

Bovenstaande tijdsindicatie is indicatief. Op basis van het intakegesprek met de opdrachtgever kunnen we een concrete tijdsbesteding geven.

Fase 5: Beschrijven van alle werkprocessen

Beschrijving

In deze fase worden alle werkprocessen gedocumenteerd in stroomdiagrammen. Onze consultant zal het beschrijven van deze processen ondersteunen met behulp van aangereikte instrumenten. Via gesprekken met de medewerkers van de organisatie zal de consultant gezamenlijk de processen per afdeling vastleggen in stroomdiagrammen.

Indien er binnen de organisatie een medewerker is met voldoende kennis, kan deze persoon ook deel uitmaken van het proces van procesbeschrijving.

Onze consultant voert een controle uit op alle processen om de consistentie grotendeels te waarborgen. Elk werkproces wordt praktisch getoetst.

Werkvorm

Voor het vastleggen van alle werkprocessen binnen de organisatie gebruiken we de werkvorm ‘adviesgesprek’. Dankzij onze gestructureerde aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever efficiënt tot het gewenste resultaat komen.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de adviesgesprekken. We leveren een concreet product op dat direct door de opdrachtgever kan worden toegepast.

• Werkprocessen op basis van regie

Gezien het feit dat er een dusdanige variatie zit in werkprocessen, is het onmogelijk om een indicatie te geven van de tijdsbesteding vooraf. Nadat alles hoofdprocessen vastgelegd zijn, kan en een concretere tijdsbesteding gegeven worden.

Fase 6: Beschrijven van alle werkinstructies

Beschrijving

In deze fase worden de werkprocessen ondersteund met gedetailleerde werkinstructies. Onze consultant zal tijdens dit project instrumenten aanreiken om de organisatie te helpen bij het nauwkeurig beschrijven van hun werkinstructies. Op basis van de input van de werkprocessen zal de consultant per afdeling de werkinstructies uitwerken in het aangewezen format.

Indien er binnen de organisatie een medewerker met voldoende kennis aanwezig is, kan deze persoon ook deel uitmaken van het proces van werkinstructiebeschrijving.

Onze consultant voert een controle uit op alle werkinstructies om zo de consistentie grotendeels te waarborgen. Elke werkinstructie wordt praktisch getest.

Werkvorm

Voor het vastleggen van alle werkprocessen en werkinstructies binnen de organisatie maken we gebruik van de werkvorm ‘adviesgesprek’. Dankzij onze gestructureerde aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever efficiënt tot het gewenste resultaat komen.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de adviesgesprekken. We leveren een concreet product op dat direct door de opdrachtgever kan worden toegepast.

• Werkinstructies op basis van regie

Gezien het feit dat er een dusdanige variatie zit in werkinstructies, is het niet mogelijk om een indicatie te geven van de tijdsbesteding vooraf. Nadat alles werkprocessen vastgelegd zijn, kan en een concretere tijdsbesteding gegeven worden.

Fase 7: Bepalen van de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties per proces

Beschrijving

Nadat de werkprocessen zijn beschreven, worden de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties per werkproces vastgelegd. Hiervoor zal de opdrachtgever, waaronder de afdeling HRM, de benodigde input leveren.

Optioneel:

Onze consultant kan medewerkers beoordelen op hun taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties aan de hand van een eigen ontwikkeld competentiecheck-model. Dit model brengt in kaart of de juiste persoon op de juiste functie zit. Dit kan in overleg met onze consultant worden uitgevoerd.

Werkvorm

Voor het bepalen van de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties per proces maken we gebruik van de werkvorm ‘adviesgesprek’. Door onze gestructureerde aanpak kunnen we samen met de opdrachtgever efficiënt tot het gewenste resultaat komen.

Tijdsbesteding

De tijdsbesteding omvat de voorbereiding, uitvoering en uitwerking van de adviesgesprekken. We leveren een concreet product op dat direct door de opdrachtgever kan worden toegepast.

• Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties op basis van regie

Gezien het feit dat er een dusdanige variatie zit in taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en competenties, is het niet mogelijk om een indicatie te geven van de tijdsbesteding vooraf. Nadat alles werkinstructies vastgelegd zijn, kan er een concretere tijdsbesteding gegeven worden.